「ミーティングのやり方ってこれで合っているのかな？」
「毎回無駄な会議に時間が奪われているような気がする…」
「会議のせいで、自分の仕事が進まない！」
ミーティングは、チームで仕事を進めるうえで避けては通れない業務フローではあるものの、やり方が誤っていると、チーム全体の生産性を下げる原因にもなり得ます。
率よく意思決定を下しプロジェクトをスムーズに進めるには、正しいミーティングのやり方を押さえる必要があるでしょう。
そこで本記事では、以下の内容について紹介します。
- ミーティングのやり方で守るべき5つのポイント
- 時間を無駄にするミーティングのやり方
- 有意義なミーティングにするためのコツ
この記事を読めば、ミーティングを開く際の大事な考え方から、具体的なアクションについてわかるので、ぜひ最後までお読みください！
なおFlowzでは議事録を作成する際に有用なツールであるParrotを提供しています。初月基本料は無料なので、興味のある方はお気軽にお試しください！
目次
ミーティングのやり方で守るべき5つのポイント
まず、ミーティングを開く際に守るべき5つのポイントを紹介します。
- ミーティングを開く目的を明確にする
- 今回のミーティングで決めるべき事柄を定める
- アジェンダを作成する
- ミーティング中は時間を管理する
- 議事録を作成する
取り入れていない項目がある方は、明日にでも実践してみましょう。
1. ミーティングを開く目的を明確にする
そもそも、ミーティングを開く目的が明確になっていないケースは珍しくありません。会議の目的が定まっていないと論点がずれ、気が付いたら雑談をする時間になってしまうこともあるでしょう。
そのような状態が続くことは、参加者の時間を奪ったりチーム全体の士気が下がったりする原因になりかねません。
「定例だから」「いつも開かれているから」という理由で、なんとなく開催されている会議は見直されるべきです。少なくとも以下の3点は、参加者全員がミーティングが始まる前に理解・準備しておくようにしましょう。
| 共有事項 | 参加者全体に共有される事柄 |
| 決定事項 | ミーティングで決定すべき事柄 |
| 確認事項 | 参加者の合意をとるべき事柄 |
大切な議題がない場合は「会議を開かない」という選択も大切。会議を開くことで、チームメンバーの貴重な時間を奪わないようにしましょう。
2. アジェンダを作成する
会議で話し合うべきことをまとめたアジェンダを作成することは、意味のある会議にするために重要なポイントです。議題をあらかじめピックアップしておけば、会議のゴールが明確になり、話が横道にそれにくくなります。
アジェンダは、以下の順番で作成しましょう。
- 議題を列挙する
- 各議題に使える時間を想定する
- 重要度順に並べ替える
- 各議題において、共有すべき事柄と決定すべき事柄を整理する
議題をピックアップしたら、どれくらいの時間をかけるのかについても決めておくのがポイントです。各議題について話し合う時間を限定すると緊張感が生まれ、会議が無駄に長引くことを防げるでしょう。
3. 今回のミーティングで決めるべき事柄を定める
会議ごとに決定すべき事柄を明確にすることも、意味のあるミーティングにするうえで大切なポイントです。
チームで仕事をするうえでは、全体の合意をとって決定していくべきことが多くなるでしょう。しかし、チームメンバーが各自決定すべき事柄に対して確認・整理する必要があるため、一回の会議で全て決めようとするのは難しいのも事実です。
そのため、決定すべき事柄は分割し、ミーティングが開かれるごとに少しずつ詰めていくようにしましょう。
「今回にミーティングではプランAの方針まで決める」
「次回はプランAの運用方法や役割分担など具体的な部分を決める」
このように、一歩ずつ意思決定を進めていくと、チーム全体が納得したうえでプロジェクトを進められるでしょう。
4. ミーティング中は時間を管理する
各議題ごとに話し合う時間をあらかじめ設定し、予定した通りに会議をすすめることで会議が長引くことを防げます。
時間を管理しないと、話が脱線したり現時点で話しあっても意味がない内容に話が飛んだり、無駄な時間が増える恐れがあります。
ミーティングの参加者は、業務の時間を割いてミーティングに参加しているので、素早くミーティングが終わるに越したことはありません。
そのため、無駄な時間を削減するためにも、ミーティング時間を管理し緊張感を持って議論するほうが良いでしょう。
5. 議事録を作成する
ミーティングを開催したら、議事録を残すことも大切です。議事録を作る目的は、会議に参加していない人に、ミーティング内で報告したことや決定したことを共有することです。
議題に対して発言することはないものの、ミーティングの内容は把握しておくべき立場の人は、会議に参加するのではなく議事録を確認するだけで十分なはず。
会議ごとに議事録を作成することは、参加メンバーを絞ることにつながり、ひいては人的リソースの有効活用に役立つのです。
【意味ない】時間を無駄にするミーティングのやり方
次に、時間を無駄にしてしまいがちなミーティングの特徴を3つ紹介します。
- 参加人数が多い
- なんとなく定例でミーティングを開いている
- 参加メンバーが消極的になっている
心当たりがある場合は、早急に改善しましょう。
1. 参加人数が多い
ミーティングに参加する人数が多すぎることは、チームの生産効率を下げる原因です。会議に参加している最中は、手持ちの業務を進められません。
例えば、10人で0.5時間の会議を開くのと3人で0.5時間の会議を開くのとでは、チーム全体で3.5時間分の差が生まれます。この時間を会議ではなく各自の業務に充てれば、その分仕事を進められます。
そのため、ミーティングに参加するのは、議題に直接関わっている人や発言権がある人に絞りましょう。
その他のメンバーは、後日議事録を確認するだけでも充分なはずです。
2. なんとなく定例でミーティングを開いている
定例ミーティングなど儀式的に開いている会議がある場合は、その目的を今一度見直す必要があります。
とくに、固定の時間やメンバーで集まる会議があり、毎回雑談が繰り広げられているような場合は注意が必要です。チーム全体の業務に割くべき時間が、大幅に奪われているおそれがあります。
慣習的にミーティングが開催されているのであれば、頻度を減らしたり開催を取りやめたりする対策を打つべきです。
そうすれば、チーム全体としての生産性が高まるでしょう。
3. 参加メンバーが消極的になっている
会議に参加しているメンバーが、積極的に発言しなかったり、そもそも会議で話している内容を理解していなかったりするケースは少なくありません。
その場合は、会議に参加している意味がないので、会議の開催理由を共有したり参加メンバーを見直したりする必要があります。
メンバーの士気が落ちている会議は「チーム内の不和」または「プロジェクト自体の存在意義」のどちらかに問題を抱えているケースが大半です。
会議に消極的な空気が蔓延していることは、チームの人間関係に問題がないかや議題になっているプロジェクトを進める意味があるのかについて見直すべきシグナルと言えるでしょう。
有意義なミーティングにするには？やり方のコツ
ここでは、ミーティングを有意義なものにするために、取り組むべきことを5つ紹介します。
- 資料は参加メンバーにあらかじめ配布する
- 参加メンバーは議題にコミットできる人を選ぶ
- 発言ルールを決める
- 機材の操作方法は理解しておく
- Web会議を活用する
会議の進行を妨げるポイントをどのように排除するのかについて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
1. 資料は参加メンバーにあらかじめ配布する
まず、アジェンダなどの会議に関する資料は、ミーティングが始まる前に参加メンバー全体に配布しましょう。参加メンバーは、ミーティングの前にひととおり資料に目を通しておくだけで、会議をスムーズに進められます。
そもそも、会議の進行を遅らせる原因の一つとして「○○については確認しておきます」などの、次回へ持ち越すことが多発することが挙げられます。
あらかじめ参加メンバー全体が「前提知識」「どのようなことを共有されるのか」「何を決定するのか」を把握しておけば、必要な情報を会議の前に準備できるでしょう。
会議に参加するひとりひとりが資料に目を通し、議題に関わる情報を揃えた状態でミーティングに参加するという雰囲気を作れれば、ミーティングはより有意義なものになります。
2. 参加メンバーは議題にコミットできる人を選ぶ
会議に参加する人は、議題に直接的なかかわりがある人を厳選することも大切です。なぜなら、議題に関係ない人が参加していると、その人の業務時間を奪ってしまうからです。
また、会議の内容に関わりが薄い人はプロジェクトについてよく知らないため、質問や意見を述べたとしても、的外れな発言をしてしまい論点がずれることにつながりかねません。
そのため、参加メンバーはできる限り絞り込んだほうが、会議はスムーズに進行するでしょう。
3. 発言ルールを決める
発言のルールを会議の前に決めておけば、意見をつぶしあいになったり論点がずれたりするのを防げます。
会議中の発言におけるルールとして、例えば以下のような項目が挙げられるでしょう。
- 挙手をして指名されてから発言する
- 意見がある場合は代替案をセットで提示する
- 論点を変えない
最初の数回は、このようなルールを定めても逸脱することが多いかもしれません。
ルールに違反している場合は、都度修正することで、会議の回数を重ねるごとに参加者がルールを守れるようになるでしょう。
すると、会議全体の秩序が保たれ「いま議論すべきこと」に集中でき、生産性の高い会議になる
4. Web会議を活用する
Web会議を活用することも、効率よくミーティングを進めるうえで無視できないポイントです。
今や対面でミーティングをしなくてもWeb会議で事足りるケースが多くなり、最近では、同じフロアにいてもWeb会議ツールでミーティングをしている企業が増えてきました。
対面ミーティングの場合、同じ時刻に同じ場所に集まる必要があるものの、Web会議であれば場所の縛りがないため、参加しやすいのも利点のひとつです。
また、ZOOMやTeamsなどの広く普及しているWeb会議サービスは、レコーディング機能もあり、録画した動画を議事録代わりとして保存できます。
Web会議はオフラインにないメリットが数多くあるため、積極的に活用していくとよいでしょう。
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ミーティングはやり方次第で業務効率が爆上がりする！
ミーティングはやり方次第で、チーム全体の人的リソースを奪うこともあれば、業務効率を高めることもあります。
意味のない会議を開いて、各メンバーの業務に使う時間を奪うことがないよう、ミーティングの目的は明確にしましょう。
なお、会議で話したことを全体に共有するには、ツールを活用するという方法があります。
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